こんにちは。
今年の新卒の人達が入社してからそろそろ３ヶ月。もう職場に配属されてＯＪＴの真っ最中だったり、長いところではまだ新人研修をしていたりだと思います。
そんな中で"報連相"(ホウレンソウ)という言葉は、聞いたことがない人はいないんじゃないかと思うぐらい、「社会人の基本姿勢」として必ず登場します。それでも時折おろそかにしてしまっている人はいますが、そんな人に報連相を守ることによる一番のメリットをお伝えしたいと思います。
結論を先に言うと、報連相の一番のメリットとは、プロジェクトの円滑な進行のためでも、会社の損失を防ぐためでもなく、自らの身を守るための最大の防衛手段になるということです。
これ、本当に大事なことなので、新人・若手の方やこれから社会に出る人には是非知っておいて頂きたいと思います。
目次
報連相についておさらい
報連相は「報告」「連絡」「相談」の頭文字をとった造語であり、ビジネスにおいて最低限必要とされるコミュニケーションを表した言葉です。
【報告】
上司、先輩、作業の依頼者等に、状況や結果を伝えること。
例）プロジェクトの進捗報告、商談の結果報告
【連絡】
関係者に対し、必要な情報を自分の意見や憶測を含めずに伝えること。
例）会議の開始時間の連絡
【相談】
自分だけでは判断に困るときに、上司等に意見やアドバイスをもらうこと。
例）トラブル対応について上司に相談する
こんなところでしょうか。報連相を怠ると、チームやプロジェクト全体のパフォーマンスの低下や、場合によっては会社に対して直接的な損失を生んでしまうこともあります。しかし、今回はその辺りはどうでもよくて(よかないが)、自分の身を守るために大切だということを覚えておいてほしいと思います。
身を守るための報連相
問題が起きた時のために
責任感・上昇志向が強く一人で仕事を進めていってしまうタイプの人がいます。それはそれで大変結構なことですが、上司や関係者への報連相を怠っていると痛い目を見ることがあります。それはトラブルが発生したときに、誰にも守ってくれなくなるということです。
どんなに優しく懐の深い上司であっても、自分の支持の外で勝手にされたことまでは守ってくれようがありません。さらに、世の中はそんな上司ばかりとは限りません。「俺は聞いていない。そいつが勝手にやったことだ。」と言われてしまえばそれまでです。
予めこまめな報告・相談をしておくことで、そもそもトラブルやミスの発生を防ぐことができるばかりでなく、問題が起きた時に一人で全責任を被されるということを防ぐことができます。
これは別に責任逃れの方法をお伝えしているわけではありません。そのトラブルの原因があなたのミスであれば相応の責任や罰は受けることになるでしょう。しかし、情報の伝達ができている正常な組織であれば、基本的に特定の個人のみに全責任を負わせるということはありません。新人・若手であればなおのことです。上司も管理責任を問われるわけですから、あなたが然るべき報告さえしていれば上司にも然るべき指示や対応をする責任が発生します。
証跡を残そう
証跡、要は口頭だけでなくメール等の文章で残せるものは残しましょう、ということです。
上司へのちょっとした相談などであればそこまですることはないですが、取引先への報告や社内の関係部署への連絡などは極力文章を残しておきましょう。
社会に出ると、信じられないくらい「言った言わない」の戦いが発生します。子供の喧嘩かよ、って思うかもしれませんが本当です。書類等で残っていないことは後でいくらでも覆されてしまうのです。
取引先（お客様）との間で「言った言わない」になれば基本的に泣くのは立場の弱いほうです。また、社内であっても他部署の人に平気で梯子を外されることもよくあります。
そんな時に一方的に責任や損を負わされないために、報連相は極力書面で残すことを身に着けておきましょう。
問題発生時の報告は迅速に
先日このような記事を書きました。
要約すると「仕事ができない人は、納期が遅れるときの報告が遅い」ということです。
言いたいことの根幹が上記の記事に書いた通りなので、お時間のある時にでも流し読んで頂けると嬉しいのですが、問題が起きた時の報告が遅い人は一定数存在します。人間なので嫌なことを後に回したくなる心理は当然ですが、問題が大きければ大きいほど、バレた時（あえてそう言います）のダメージや降ってくる責任も大きくなります。
ヤバい時、ヤバくなりそうな時ほど、報連相は迅速に。
まとめ
報連相を行うことは業務の上でも大切なことです。
しかし、同時に責任やリスクを最小化・分散化・明確化するものであり、自分の身を守るためのものでもあるということも忘れないようにしましょう。
面倒くさがらず、過信しすぎず、こまめに周りと連携するクセを早めに身につけましょうね。
おしまい。
ココイチのほうれん草カレー美味しいよね！
【新人の方、これから社会に出る方に読んで頂きたい】
新人やこれから社会人になる人へ、会社にとって君のかわりはいくらでもいる - ゆめろぐ