ゆめろぐ

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自由を夢見るアラサー社畜が日々の思いを書き留めていきます。仕事、趣味、生活についての雑記ブログです。基本平日22時、休日は不定期に更新。

「終わらない会議」を無くすために、終了時刻を最初に決めよう。

※2017/4/12追記しました。 "追記部分はこちら"

先日僕の大好きな番組である「アメトーーク」の過去に録画したものを流しながら作業していた時のことです。
お題は「芸人の新ルールを考えよう」でバナナマンの設楽さんがこんなことを言ってました。

「開始時間に遅れるのはすごい厳しいのに、終わりはいくらでも押すよね」(要約)

これはテレビ番組の収録の話ですが、仕事上の会議や打ち合わせにも言えることではないでしょうか。


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目次

 
 
 
 

終わらない会議

仕事をしていると打ち合わせや会議は頻繁に発生します。そして時折いつまでもだらだらと終わらない会議に遭遇します。

当然時間通りにきっちり終わる会議の方が多いのですが、僕の会社でも依然として終わらないエンドレス会議は存在します。

そしてその「終わらない会議」の発生するタイミング断トツのトップ2は以下の時間帯です。

①11時~などのお昼前の会議
②夕方、夜の会議


悲しき弊害

経験されたことがある方も多いでしょうが悲しき弊害とはもうズバリ、

①お昼が食べれない
②帰れない

です。とても悲しいです。
さすがに仕事なので、「昼休みなんで会議抜けます」とか「予定あるで帰ります。あとヨロシク」というわけにはいかないことぐらいわかっています。
みんなわかっているから、ラウンドアバウト*1から抜け出せずに延々回転している素人ドライバーのように会議に閉じ込められて、早く終了となるのを祈るしかありません。(決定権のない若手ならなおのこと)

昼飯については会議終了後に時間をずらして食べられるのならばお店もすいているしまだいいです。しかし、大抵は午後にも仕事や予定が待っているのでそうもいきません。
「昼飯1回抜いたぐらいでグチグチ言うな」と言われそうですし、それはまあその通りなんですが、三大欲求の1つである食を抜かれた上で働けと言われると人として大切な何かを奪われているようで悲しくなります。

夜については制限がない分よりひどいことになる可能性があります。約束をしていた相手がいたならば、待たせるか最悪ドタキャンになります。
すると本人の評価も下がってしまいます。
偉い人が出席する会議だとスマホを取り出して「ごめん、ちょっと遅れる」という連絡を入れるのすら憚られる空気があります。
そうして日々人知れず「楽しみにしていた合コンにいけなかった」とか「デートに遅れて結局フラれた」とか「サッカー代表戦のキックオフに間に合わなかった」とか「数年ぶりの同窓会に出られなかった」といった悲劇が起きています。ちくしょう。


最大の理由は終了時刻の意識

例えばですが、以下のように会議のスケジュールが入っていたとします。

09:00~09:50会議A
10:00~10:50会議B
11:00~11:50会議C
※各会議の間の10分は片付け移動時間とする。

この中でだらだらと延びていく会議になりやすいのは圧倒的にCです。
当然決めないといけないことがどうしても時間内に決まらなければ、AやBだって延びることもあります。

しかしそれでも目に見えてCが多いと感じるのは後ろの日程が入っていないから、さらにCの例で言えば後ろに昼休みがあるからです。

夕方の会議も同じです。後がないとどうしてもだらだらとした会議になってしまいがちです。


終了時刻の意識がある時との違い

最近気付いたんですが、終わりに向かって進む会議と終わらない会議の一番の違いは、「時計を見る回数」です。
終わりが決まっている会議の方がより頻繁に時計を見ます。

これは自分自身もそう感じますし、他の人が時計を確認している回数を見かける頻度も終わりがある方が多いです。

終了時間が決まっていれば残りの時間と今の議論の流れから、やるべきことが逆算できます。
端から見ていても、出来る人ほどこのコントロールが上手いように感じます。
(自分から「残り○○分です」と言っておいて、本筋から逸れた話を始める人もいますが…)


始まるときに終了時刻を宣言しよう

まずはこれだと思います。
会議の開始時に議長なりその場の最上席社が終わり時間を宣言するようにすればいいと思います。

それが習慣化すればみんな残り時間を意識して進行するようになるんじゃないでしょうか。
問題は今の自分の年代の立場ではそれを訴求していくことが難しい点ですが…。


残業削減にもなるかも

夜間の会議=残業、と考えるならば終わらない会議を減らすのは働き方改革の一環としていいかもしれません。
これなら残業削減が叫ばれる今なら、検討のテーブルに乗せれるかもしれません。
ブームが過ぎ去るまでの今が勝負です。

早く会議を終わらせよう!
早く帰って合コンに行こう!




おしまい


【2017/4/12追記】

多くのコメント頂きありがとうございます。
頂いたご意見で、終了時間以外にも最初に決めとくといいことがあると気づきました。そこまでは全然考えが及んでいなかった・・・。

例えばその会議のゴール、絶対に決めないといけないことを決める。他にも前半30分でどこまで決めてラスト10分は宿題の確認と次回の約束をする等の会議内部の区切りを決める。など、これは頂いたコメントを元にしていますが、他にもまだまだ工夫の余地がありそうです。


コメント機能で双方向のやりとりができるブログのいいところだと思います。
この記事に限らず、もしかしたら自分だけでは一生考えが及ばなかったかもしれない事に気づかせてもらっています。

今後もぜひともよろしくお願いします。反対意見ももちろん歓迎します。




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*1:ヨーロッパ式の環状になった信号のない交差点。